Thứ Bảy, ngày 08 tháng 10 năm 2011

7 thói quen của những người làm việc không hiệu quả

Hầu như cả 7 thói quen dưới đây đều dễ dàng trở thành một phần bình thường của cuộc sống hàng ngày, bạn khó có thể nhận ra chúng, cũng như không thể biết chúng đang tác động tới bạn như thế nào.
1. Không có mặt
Có thể bạn đã từng nghe câu nói nổi tiếng này của Woody Allen: “Tám mươi phần trăm thành công là ở sự có mặt”.
Một trong những điểm đáng kể nhất và cũng đơn giản nhất bạn có thể làm để đảm bảo cho sự thành công của mình, bất cứ trong đời sống xã hội, sự nghiệp hay với vấn đề sức khỏe – rất đơn giản là bạn hãy xuất hiện nhiều hơn. Nếu bạn muốn mình khỏe hơn, cách quan trọng và hiệu quả nhất là hãy có mặt nhiều hơn ở phòng tập thể dục.
Thời tiết có thể không thuận lợi, bạn có thể sẽ không muốn đi và thấy mình có bao nhiêu việc khác phải làm. Nhưng nếu bạn vẫn đi, vẫn xuất hiện tại phòng tập khi động cơ khuyến khích chẳng là bao, bạn sẽ cải thiện được phần lớn tình hình sức khỏe thay vì việc cứ ở nhà và xả hơi trên ghế sôfa.
Tôi nghĩ điều này có thể áp dụng vào hầu hết các lĩnh vực khác của đời sống. Nếu bạn viết hay vẽ nhiều hơn, có thể là hàng ngày, bạn sẽ nhanh chóng cải thiện các kỹ năng đó. Nếu bạn tham gia nhiều cuộc gặp gỡ, bạn sẽ có nhiều bạn bè hơn. Nếu bạn hẹn hò nhiều, bạn sẽ có cơ hội gặp được một nửa đặc biệt với mình. Hãy để mình có mặt nhiều hơn nữa, bạn sẽ tạo ra được sự khác biệt đáng kể. Không chịu xuất hiện thì cũng có nghĩa, bạn sẽ chẳng đi tới đâu cả.
2. Trì hoãn tới nửa ngày.
Để giải quyết nó, hãy thực hiện những phương pháp sau:
- “Nuốt con ếch”. Điều này có nghĩa, bạn hãy làm một việc khó khăn và quan trọng nhất với mình ngay trong buổi sáng. Một khởi đầu tốt sẽ nâng cánh tinh thần và tạo nên động lực tích cực trong suốt thời gian còn lại của ngày làm việc. Đó thường sẽ là một ngày làm việc rất hiệu quả.
- “Bạn ăn một con voi như thế nào?” Hãy đừng cố nuốt nó trong một miếng lớn. Nó có thể là quá tải với bạn và lại dẫn tới tình trạng trì hoãn. Hãy chia nhỏ công việc thành những bước nhỏ dễ hành động. Sau đó, tập trung vào từng bước và không làm gì khác nữa. Hãy chỉ làm bước đó cho tới khi hoàn thành rồi mới chuyển sang bước tiếp theo.
- “Hãy thiền định một chút” Tôi nhận thấy phép thiền có chỉ dẫn này rất hữu dụng. Sau 20 phút gần như chỉ nằm trên giường và lắng nghe, tôi cảm thấy mình năng động hơn trong suốt vài ngày. Tôi không còn quá mong muốn chìm trong cảm giác trì hoãn hay tìm những gì mới trên các trang web yêu thích của mình nữa.
3. Khi thực sự làm việc, chỉ làm ngay những việc ít quan trọng nhất
Có thể nói, một trong những thói quen dễ dàng nhất để bạn đi vào bế tắc hay trì hoãn, là bạn để mình luôn bận rộn với những việc không quan trọng.
Để hiệu quả hơn, có lẽ bạn cần có một cách quản lý thời gian nào đó. Nó có thể là một cách khá đơn giản như sử dụng quy tắc 80/20 vào thời điểm bắt đầu mỗi ngày. Quy tắc 80/20, hay còn gọi là quy tắc Pareto, như chúng ta đã biết, nói rằng, bạn sẽ nhận được 80% kết quả từ 20% những việc làm và hành động của mình. Vì thế, bạn cần tập trung hầu như toàn bộ năng lượng của mình vào một số ít những việc quan trọng nhất để có được hiệu quả tối ưu nhất.
Khi bạn đã ưu tiên sử dụng quy tắc này rồi, hãy viết ra 3 việc quan trọng nhất bạn cần làm trong ngày. Kế đó, hãy bắt tay vào làm từ trên xuống dưới. Ngay cả khi bạn chỉ có thể hoàn thành được một việc trong số đó, bạn vẫn đã có thể làm được một điều quan trọng nhất trong ngày. Có thể bạn sẽ muốn áp dụng các phương pháp quản lý thời gian khác, nhưng khi tổ chức công việc, vẫn cứ nên ưu tiên hàng đầu cho những việc quan trọng nhất. Có như thế, bạn sẽ không để hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng trôi qua với những công việc bận rộn nhưng lại chẳng hề thiết thực. Hoàn thành mọi việc nhanh hơn sẽ chẳng có tác dụng gì nếu những việc bạn đã làm đó chẳng hề quan trọng.
4. Suy nghĩ quá nhiều
Suy nghĩ quá nhiều nhưng lại chẳng chịu hành động. Việc bạn cứ quẩn quanh với những suy nghĩ, phân tích sẽ làm lãng phí thời gian trong đời. Tất nhiên, việc suy nghĩ trước khi làm gì đó chẳng có gì sai. Bạn cần phải nghiên cứu, lập kế hoạch, khám phá các ưu, khuyết điểm tiềm ẩn của vấn đề.
Nhưng việc cứ suy nghĩ, suy nghĩ và lại suy nghĩ chỉ là một cách khác làm lãng phí thời gian của bạn mà thôi. Bạn không thể kiểm tra một vấn đề ở mọi phương diện trước khi bắt tay vào thực sự. Và bạn cũng không thể chờ một thời điểm hoàn hảo nhất để hành động. Thời điểm đó sẽ chẳng bao giờ đến. Và nếu bạn cứ nghĩ mình sẽ đào sâu suy nghĩ hơn rồi mới hành động thì mọi việc sẽ càng lúc càng trở nên khó khăn. Thay vì thế, bạn hãy ngừng suy nghĩ. Hãy khép lại tâm trí mình và thực sự bắt tay vào những việc cần làm.
5. Chỉ thấy những vấn đề tiêu cực hoặc bất lợi khi xem xét vấn đề nào đó
Khi quan sát mọi vấn đề theo góc nhìn tiêu cực, bạn sẽ nhanh chóng tạo nên “một hố sâu” trong động cơ hành động. Bạn sẽ thấy trục trặc có ở khắp mọi nơi và những vấn đề rắc rối luôn nảy sinh. Bạn sẽ bị chi phối bởi những tiểu tiết. Nếu bạn muốn tìm lý do để không làm gì thì thái độ này có lẽ không vấn đề gì. Vì lẽ, với cái nhìn tiêu cực, bạn có thể tìm ra hàng chục lý do.
Và khi làm được quá ít việc, bạn lại than vãn kể lể với bất cứ ai sẵn lòng nghe bạn (tất nhiên, với cả những người chẳng thích thú vì với việc đó) về công việc, cuộc sống chán chường cũng như vị sếp đầy khó chịu.
Một giải pháp cho vấn đề này là bạn hãy nhận thức rõ những hạn chế của cách nhìn vấn đề theo hướng tiêu cực. Thêm nữa, những nhìn nhận của bạn không phải là bức tranh thật 100% về thế giới xung quanh. Thế nên, hãy thử nhìn đời theo những lăng kính khác. Chẳng hạn, bạn có thể tập hình thành thói quen quan sát mọi thứ dưới ánh sáng lạc quan và tích cực hơn, cách làm đó s hữu dụng hơn nhiều. Theo đó, có thể bạn sẽ muốn thử nghiệm những thách thức tích cực. Điều đó hẳn nhiên không dễ dàng, nhưng nếu bạn chấp nhận thử thách và cố gắng chỉ nghĩ tới những điều tích cực trong vòng 7 ngày, nó sẽ cho bạn có dịp nhìn sâu hơn vào việc, quan điểm sống cũng như những tín điều sẽ thay đổi cách nhìn nhận thế giới của bạn như thế nào. Và rồi bạn sẽ thu được những kết quả ra sao.
6. Bám lấy quan điểm riêng và không chịu cởi mở trước những khác biệt bên ngoài
Thật khó để thừa nhận rằng, những gì bạn nghĩ hay những điều bạn tin không phải là những lựa chọn tốt nhất. Thế nên, càng lúc bạn càng trung thành với những suy nghĩ của mình hơn và khép kín đầu óc. Điều này khiến cho việc cải thiện nó trở nên khó khăn, cụ thể là trong việc làm nó hiệu quả hơn. Ngay cả khi thực sự quan tâm tới khả năng bạn có thể thay đổi cuộc sống cũng sẽ trở nên khó khăn hơn trong tình huống này.
Một giải pháp ở đây hiển nhiên là bạn nên cởi mở hơn nữa. Hãy rộng rãi hơn trong suy nghĩ và biết học hỏi từ sai lầm của những người khác, từ sai lầm của chính bạn và từ những nguồn tư liệu khác như sách vở. Dù vậy, điều này nói thì có vẻ dễ, song làm mới thực sự khó. Tôi có một đề xuất ở đây, như tôi đã nói ở thói quen phía trước, bạn hãy nhận ra những hạn chế trong những điều mình biết và cách bạn giải quyết mọi điều. Từ đó, bạn hãy thử chọn một cách làm khác, một cách tiếp cận vấn đề khác.
Có một cách khác nữa là bạn nên chấm dứt việc tập trung quá nhiều vào những suy nghĩ hay cái “tôi” riêng của mình, có như thế, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc chấp nhận và áp dụng những ý tưởng hay tư tưởng mới trong đời sống. Hãy loại bỏ những suy nghĩ lỗi thời, chẳng còn chút hữu dụng. Mặt khác, bạn cũng đừng nên quẩn quanh trong việc đọc, nghĩa là chỉ lo tích lũy thêm các thông tin mới và bạn đơn thuần chỉ là một người chứa đầy những thông tin về kỹ năng sống mà thôi. Hãy sử dụng những thông tin mới đó, áp dụng tất cả những điều đã học được vào hành động cụ thể và thử nghiệm nó.
7. Thường xuyên quá tải thông tin 
Khi nói như vậy tôi không có ý bảo rằng bạn đọc quá nhiều. Mà tôi chỉ muốn nói bạn đưa vào đầu óc mình quá nhiều loại thông tin. Nếu bạn cứ để mọi thông tin tràn ngập trong óc mình thì thật khó có thể suy nghĩ rành mạch. Nó chỉ khiến bạn bị quá tải. Đây là một vài những điều bất lợi tiềm ẩn trong thói quen này:
- Một vài trong số những thông tin bạn có được sẽ trở thành tiêu cực. Các phương tiện truyền thông xung quanh bạn thường đưa ra những vấn đề tiêu cực vì nhiều lý do khác nhau. Nếu bạn không biết lựa chọn những điều mình muốn thâu nạp trong cuộc sống, bạn sẽ bị cuốn theo tâm lý bi quan đó. Điều này sẽ ảnh hưởng tới suy nghĩ, cảm giác và hành động của bạn.
- Nó sẽ tạo nên trong bạn mong muốn luôn được cập nhật những gì đang xảy ra, nhưng lại luôn có rất nhiều điều khác xảy ra nữa mà bạn không có khả năng cập nhật. Vậy là nó sẽ tạo nên sự căng thẳng trong đời sống.
- Nó sẽ khiến bạn ngày càng khó khăn hơn trong việc đưa ra quyết định hay hành động nếu trí óc bạn bị bỏ bom với hàng loạt thông tin, hay cố gắng phân loại tất cả. Riêng cá nhân tôi nhận thấy, nếu tôi thu thập quá nhiều thông tin, tôi có thể bị rơi vào tình trạng bị “đơ” về mặt tinh thần. Tất nhiên, sẽ chẳng làm được nhiều điều. Hoặc giả, bạn có thể bị vướng lại với thói quen số 3 và luôn bận rộn, bận rộn ở nhịp độ lớn nhưng với những hoạt động kém ưu tiên.
Để có thể tập trung, suy nghĩ mạch lạc và hành động, việc lựa chọn những thông tin hữu ích cho mình là điều rất quan trọng. Khi công việc của bạn có thể bị ngắt quãng bất cứ lúc nào, hãy tắt điện thoại, tắt internet và đóng cửa. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình làm được nhiều việc hơn khi không phải cứ năm phút lại bị làm phiền một lần, hay có cơ hội trì hoãn để đọc các phần cập nhật tin ở những website ưa thích. 
Ngay bây giờ, tôi đề nghị bạn hãy ngừng lại việc đọc các blog và báo chí. Nhưng hãy nghĩ về những gì bạn thực sự muốn đọc và những gì bạn đọc vì mong muốn thực sự ấy sẽ lấp đầy thời gian của bạn. Sau đó, hãy quan tâm tới những lĩnh vực khác của đời sống khi những cánh cửa khác lại được mở rộng.
Chẳng hạn, hạn không nên để cho những cảm xúc tiêu cực tồn tại xung quanh mình. Nếu những người khác đang trì hoãn hoặc đang tự làm bấn mình vì những việc chẳng mấy quan trọng, bạn sẽ dễ để mình bị ảnh hưởng vì điều đó. Nếu có một cánh cửa, sẽ tốt hơn nếu bạn đóng nó lại và chỉ tập trung vào những điều quan trọng với mình mà thôi.

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét